Jochems thesis deel 3: De pre-projectfase

26 februari 2018

Over de schrijver

Jochem VerburgJochem Verburg is medeoprichter van Mobina en zijn interesse ligt in het verbeteren van bedrijfsprocessen door middel van informatiesystemen. Hij heeft net zijn Master Business Information Technology afgerond en gedurende zijn afstudeerproject voor Mobina heeft hij verscheidene belangrijke aspecten van het innovatieproces van industriële MKB-bedrijven onderzocht. Hij deelt een aantal belangrijke lessen in deze reeks blogs.
Lees meer

Contact: jochem.verburg@mobina-it.com

Dit is het derde en laatste artikel in een reeks van drie blogs van Jochem Verburg over belangrijke onderwerpen voor maakbedrijven in het MKB, gebaseerd op zijn thesis. De eerste blogpost beschreef open (proces)innovatie. Vervolgens besprak hij de toegevoegde waarde van een strategieproces in ideeëngeneratie. Deze laatste blog gaat over het belang om het gat tussen ideeëngeneratie en het uiteindelijke project op te vullen: de pre-projectfase.

Eigenaarschap van ideeopvolging

Een belangrijk onderdeel van (continue) verbetering is het genereren van ideeën. Deze ideeën kunnen in alle hoeken van het bedrijf ontstaan op verschillende vlakken. De meeste ideeën worden echter nooit geïmplementeerd. Niet per se omdat de ideeën niet goed genoeg zijn, maar vaak ook omdat er geen procedure is die de opvolging van ideeën garandeert.

Het opvolgen van de ideeën is cruciaal voor het innoverende vermogen van een bedrijf. Het leidt anders niet alleen tot gemiste kansen, maar kan ook leiden tot een slecht moreel onder de medewerkers. Dit effect is het grootst als men niet weet wat er met de ideeën gebeurt, en vooral als ze zonder terugkoppeling nooit opgevolgd worden. Het volgende idee delen ze dan misschien niet meer met de organisatie, en zo kunnen er meer ideeën verloren gaan dan je je realiseert.

Het is daarom belangrijk dat iemand verantwoordelijk is voor het opvolgen van de ideeën. Eigenaarschap van deze pre-projectfase kan bijvoorbeeld toegewezen worden aan een proces- of kwaliteitsengineer. Je kunt ook een speciale functie hebben voor het beoordelen en selecteren van ideeën, zoals een projectportfolio manager. De verantwoordelijke kan ervoor zorgen dat alle ideeën opvolging krijgen en de dat de bron goede feedback krijgt. Afhankelijk van het idee en de impact kunnen beslissingen op verschillende manieren genomen worden. In sommige gevallen zal de knoop doorgehakt worden door de directeur, terwijl in andere gevallen de werkvloer verantwoordelijk is voor de opvolging.

Het is ook mogelijk om het eigenaarschap te verdelen over verschillende afdelingen binnen het bedrijf, door bijvoorbeeld de productiemanager de volledige verantwoordelijkheid voor de productielijn te geven. Hun (inhoudelijke) ervaring kan namelijk leiden tot betere beoordeling van de ideeën. Dit kan er echter ook voor zorgen dat sommige ideeën tussen schip en wal vallen, omdat niemand de verantwoordelijkheid neemt. Het kan ook leiden tot politiek binnen het bedrijf: ideeën van de productieafdeling worden misschien minder geaccepteerd door de engineering afdeling dan hun eigen ideeën.

Beoordelen en plannen

Deze pre-projectfase kan bepalend zijn voor het succes van het projectportfolio. Je kunt de fase gebruiken om ideeën te beoordelen, prioriteiten te stellen en afhankelijkheden te bepalen. De bron kan dan feedback krijgen op basis van de beoordeling. Ideeëngeneratie en -opvolging is belangrijk voor het innoverende vermogen van een bedrijf en dus is het ook belangrijk dat afwijzing van ideeën vergezeld wordt door een duidelijke uitleg.

Na de beoordeling, kan het ‘laaghangend fruit’ meteen geïmplementeerd worden. Deze ideeën kunnen eventueel meteen overgedragen worden aan de lijnorganisatie die vervolgens verantwoordelijk zijn voor het implementeren of aanpassen. Andere ideeën kunnen gepland worden in de komende projecten. Zorgvuldige planning helpt overzicht te creëren over alle projecten en de resultaten te beheersen, rekening houdend met afhankelijkheden, bijdrage aan de strategie, de mogelijke kenniskloof en beschikbaarheid van capaciteit.

De pre-projectfase leidt tot classificatie en opvolging van ideeënDe pre-projectfase leidt tot classificatie en opvolging van ideeën

Met deze portfolioaanpak kun je de inspanningen op elkaar afstemmen en afhankelijkheden monitoren. Als je een deel van de organisatie verbeterd, terwijl andere delen er nog niet klaar voor zijn, dan kan dit leiden tot grote knelpunten. Je kunt ook je projecten beter verdelen, zodat projecten voor zowel de korte als de lange termijn gedaan worden. Langetermijnprojecten kunnen bijdragen aan de strategie of zelfs leiden tot een nieuwe richting voor het bedrijf. De kortetermijnprojecten moeten passen bij de toekomstvisie en niet leiden tot lasten op de lange termijn. Tot slot is het belangrijk om procesverbetering en investeringen in de digitale infrastructuur te balanceren.

De pre-projectfase in Mobina

Mobina ondersteunt de pre-projectfase in meerdere opzichten. Allereerst helpt het je alle ideeën in het vizier te houden. Met behulp van ‘tags’, kun je zorgen dat iedereen de juiste ideeën vindt. Alle gebruikers in de organisatie kunnen ook feedback geven en betrokken worden bij het beoordelen van deze ideeën. Dit mobiliseert het hele bedrijf nog meer om (continue) verbetering na te streven. Onze Knowledge-as-a-Service is niet alleen nuttig om het genereren van ideeën te stimuleren. Het kan je ook helpen bepalen welke ideeën ‘best practice’ zijn, en de impact en mogelijke baten van de implementatie te beoordelen. Wij bieden je gereedschappen om de feedback te analyseren en ideeën te prioriteren, zodat het gebruiken van Mobina leidt tot een krachtige, doordachte en toekomstbestendige innovatieagenda.

Indien goed opgezet, kan de pre-projectfase veel voordelen bieden. Zorg dat je een eigenaar hebt toegewezen, zodat ideeën ook echt opgevolgd worden. Deze eigenaar kan ook zorgen voor het creëren van een gebalanceerd projectportfolio. Dit leidt tot beter gebruik van alle middelen en het motiveren van medewerkers om bij te dragen aan (continue) verbetering in de organisatie.

Wil je meer weten over de pre-projectfase? Neem dan vooral contact met ons op!

Terug naar overzicht

Meer weten over wat Mobina voor de toekomst van jouw onderneming kan betekenen?

Neem vandaag contact op voor een vrijblijvend gesprek. Wij zien ernaar uit jou en je bedrijf te leren kennen.

Mobina IT  mobilize | innovate | align IT
Privacy statement   |   Disclaimer   |   Sitemap   |   Copyright
Mobina IT © 2019  |  Webdesign: Webton.nl